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第一章 总 则
第一条 根据国家《档案法》和国档[87]27号文件精神，为加强对文书档案的科学管理，更好地为全校各项工作服务，制定本实施细则。
第二条 文书档案是我校档案的重要组成部分，文书档案为领导决策、为学校各项工作提供信息和依据，为提高党政管理工作效率和工作质量，文书档案工作是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。
第三条 文书档案应坚持集中统一管理的原则，由档案馆统一管理。为维护档案的完整与安全，任何个人或单位不得长期或私自保存应归档的文件材料。
第二章 归档范围和要求
第四条 归档范围
各单位在工作活动中直接形成的具有保存价值的文件材料，具体归档范围详见《江西财经大学档归范围和保管期限》。
第五条 归档要求
1.学校实行部门立卷归档的制度凡各单位工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由各单位进行收集、整理、立卷、并定期向档案馆归档。
2.上级党、政机关下发的文件，分别由党委办公室和校长办公室负责立卷，上级业务主管机关下发的文件，由对口承办部门负责立卷。
3.以党委、学校名义的发文，实行备份制，即一份按问题分类立卷，一份按文号顺序排列装订备份。
4.会议文件。谁召开的会议由谁立卷；联合召开的或以领导机关名义召开的会议，由主办单位负责立卷；参加上级机关召开的中心工作会议带回的文件，由党办公室或校长办公室立卷；专业性会议带回的文件，由专业对口单位立卷。
5.各临时机构形成的文件材料，应于机构撤销前做好档案立卷归档工作，任何人员不得带往其它单位。
第六条 档案馆对归档的案卷应进行检查，对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷质量，便于保管和利用。
第七条 档案形成部门一般应在每年6月底前向档案馆移交上一年度的档案，交接双方应根据案卷目录逐项清点，核对无误后履行交接手续。
第八条 案卷质量要求
1.总的原则
遵循文件形成的自然规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于查找利用。
2.分类清楚
①采用年代――组织机构（或问题）分类法。
②一般文件归到形成的年代，特殊情况区别对待。
A.头年写成，第二年通过、批准的文件，应放到通过、批准的年度；
B.计划、总结写在一起的文件，应视文件内容的主次或中心来确定立卷年代；
C.年度计划、总结、报表、预算、决算等应放到内容针对的最后一年；
D.跨年废会议文件，应放到会议开幕的年度立卷；
E.经过跨年处理完毕的文件或非诉讼案件，可放在办案或结案的一年立卷；
F.请示与跨年度批复，均应放到复文之年立卷，没有复文的，放在请示之年立卷；
G.以教学年度为单位进行工作形成的文件材料，应按教学年度分类。
3. 保管期限划分准确。
文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。长期为16年至50年左右，短期为15年以下（含15年）。
凡是反映本校主要职能活动和基本历史面貌的。对本校建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是在相当长的时间内，需要查考利用的档案，列为长期。凡是在短时期内有查考利用价值的各种文件材料，列为短期保管。
4. 组卷合理
①组卷应以问题特征为主，结合应用其它特征。
②党政文件，不同级别的文件，不同保管期限的文件，一般要分开组卷。
③同一问题、同一会议、同一案件的文件，以及每份文件的正件与附件，正本与定稿、请示与批复，转发文件与原件等均应一起立卷。
④同一问题的文件应统一立卷，过去已分开立卷的，可不再重新整理。
⑤照片、实物单独立卷存放，但在有关案卷目录和卷内目录上应注明互见号，以保持相对联系和便于查找利用。
⑥案卷厚度一般不超过200页。
⑦文件制成材料，签发手续应符合要求，对已用铅笔、圆面积珠笔、复写纸写成或打印的文件材料要进行复制或作其它技术处理。装订时原件在前，复制件在后。
5. 卷内文件排列
①一般按问题结合时间或重要程度排列。
②密不可分的文件材料应排列在一起，其顺序一般应是批复在前，请示在后，正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，原件在后。
③重要法规性文件的历次稿，定稿在前，其他修改稿按先后次序排列在定稿后。
④非诉讼案件的卷内文件排列，结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后。
6. 编写页号
对需要装订的卷内文件进行编页号。装订的案卷无论单面或双面，只要是书写文字材料，均应依次在非装订线一侧下面编号。对不装订的案卷，应在卷内每份材料的右上方加盖档案章并逐件编写件号、图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
7. 填写卷内文件目录
①卷内目录要抄写工整，卷内文件目录放在卷首。
②对文件标题和责任者不要随意更改和简化，对没有标题或只有“通知”这类简单标题，或只有“转发××机关×号文件的通知”等这类含糊标题的文件，应根据内容拟写或补充完善标题。
③没有责任者和年、月、日的文件应尽量考证清楚，填入有关项内。
④会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。
8. 填写备考表
说明卷内文件状况（如残缺、破损、变动等），对某份未署作者、日期的文件的考证依据，以及其它要说明的问题。
9. 填写案卷封面
①封面上项目要填写齐全，用碳素墨水书写，字迹工整、清晰。
②案卷标题应简明确切地反映卷内文件的内容，一般应包括责任者、内容、名称三部分，使用简称通用易懂。
10．案卷装订与文件修复
①装订前去掉卷内的金属物，对破损的文件要修裱，装订线上有字迹的就加边托裱，字迹已扩散模糊的应复制，并与原件一起立卷装订。
②案卷用绳线装订、实行“三孔一线”的装订方法，装订要结实，整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件。不装订的案卷，卷中文件逐件去除金属物而改用细线装订。
第三章 档案整理
第九条 档案馆对归档的案卷要进行登记、编目、统计、分类和必要的加工整理。
第十条 要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案就及时修补、复制或作其他技术处理。
第四章 档案利用和保密
第十条 档案馆保存的档案主要供本校和上级领导机关利用。
第十一条 档案馆应根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，汇编专题资料，积极主动开展档案的利用工作，逐步提高利用的效果。
第十二条 档案馆应建立档案的查（借）阅制度。借阅档案必须严格履行审批、登记手续，写明借阅目的，点交清楚，归还时要进行检查，然后注销。
第十三条 查（借）阅档案者要遵守查（借）阅制度，借阅时间一般不超过一周，必要时须办理续借手续，不得在档案上圈点、涂改、划道、污损，复印秘密级以上文件须经批准。
第十四条 制发档案证明和答复函调（证明要注明出处和根据，不得擅自解释）要仔细核对内容，经领导审阅后，加盖档案馆公章。
第十五条 对丢失、损毁、篆改档案者，情节轻者给予批评，情节严重者要按《档案法》规定，给予行政处分直至追究法律责任。
第十六条 档案尽有专门的档案库房，档案柜保存，库房要求门窗坚固，室内干燥通风，并逐步做到有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防高温等安全设施。
第五章 档案鉴定和销毁
第十七条 档案馆就定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定档案必须在校长办公室主任的主持下，由档案馆和有关业务部门组成鉴定小组，提出报告，对确无保存价值的档案进行销毁。
第十八条 销毁失去保存价值的档案应登记注册。经校长办公室主任或学校分管领导批准后，由二人在指定地点监销。并在销毁清册上签字。
第六章 档案统计和移交
第十九条 档案馆应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、利用等情况编制统计报表。
第二十条 机构撤销、合并时要在机构变动前组织专人整理好档案，按规定向档案室归档。
没有办理完毕的文件材料，可以移交给新的机构继续处理。处理完毕立卷归档。
第二十一条 临时机构撤销时，由临时机构的文书工作人员立卷归档。
第二十二条 档案工作人员调动时，要办好交接手续。
第七章 附则
第二十三条 本实施细则自发文之日起实行。
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