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江西财经大学档案管理办法
 
[发布时间:2016-09-21 21:22:04] [访问量:]


第一章 总则
    第一条   为了逐步实现档案工作规范化、现代化,不断提高档案管理水平,有效地为学校各项工作服务和为国家积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》及其它有关法规,结合我校实际,制定本办法。
    第二条   我校形成的各类档案,是学校各项工作和活动的真实记录和宝贵史料,由档案馆集中统一管理。
    第三条   我校各类档案是指在党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财务会计等方面工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图型、声像等各种载体的材料,包括图纸、图表、实验记录、文字材料、计算材料、照片、录像带、录音带、模型、磁盘光盘、实物等。
    第四条   学校档案工作是办好教育的重要基础工作之一,是提高工作效率、教学质量和科研水平的重要条件,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。各单位应当把档案工作列入重要的议事日程,加强领导,并把做好归档工作纳入有关人员的职责范围,作为考核干部和检查工作的重要内容之一,以保护档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
    第五条   档案馆应严格贯彻执行党和国家的保密制度,在确保档案安全和国家机密的前提下,搞好利用工作。 
第二章   领导体制和机构设置
    第六条  我校档案工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第七条  为加强对档案工作的领导,学校成立了档案馆。设专职档案工作人员近10人,各单位根据档案的收集、整理、立卷、归档工作任务设专职或兼职档案员1-2人,且有1名负责人分管本单位的档案工作。
第八条  档案馆是保存全校各类档案的职能管理部门,是向学校和社会提供档案利用的信息中心,也是对全校档案工作进行指导的业务管理机构。
 档案馆的职责:
贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定;
制订各类档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;
负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料(含电子文档);
开展档案的开发和利用工作;
负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;
参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;
负责对全校档案工作人员的业务培训;
开展档案宣传工作和利用者教育活动;
开展档案学术研究和交流活动。
 按照集中统一管理的原则,我校档案工作实行统一领导,分级管理。各单位应按本办法的规定定期向档案馆移交档案资料。对于某些需特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案,可根据实际需要进行分室管理,档案分室由其业务部门领导,同时接受校档案馆的指导、监督和检查。
第三章 档案工作人员
第十一条    档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第十二条    档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数根据本校规模及收藏档案数量等实际情况确定。
第十三条    档案工作人员(包括档案馆和各单位的专职档案工作人员以及以档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任。
第四章  经费、库房和设备
第十四条    档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决,各单位对保存单位档案所需设备,应在其经费中给予支持。
第十五条    学校为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。
第十六条    学校有计划地为档案部门配置复印、扫描、照相、录音录像、刻录、缩微等设备,逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。
第五章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十七条   各单位应建立和完善归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、管理工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十八条   各单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十九条   各单位对科研成果和基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。
第二十条  学校实行文件材料形成部门及课题组立卷制度。由立卷人或兼职档案员按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,录入档案管理信息系统,装订后向档案馆移交。档案馆派人定期指导立卷工作。
第二十一条   文件材料的归档范围,按照《江西财经大学档案归档范围和保管期限》进行归档。
第二十二条   归档时间要求:
党群、行政各部门和能按年度归档的单位,应在次年6月份前归档;
教学部门和能按学年度归档的单位,应在次年12月份前归档
科研、基建等单位,应在项目完成后3个月内归档。
第二十三条   归档的文件材料应质地优良,书写工整,声像清晰,符合有关规范和标准要求。
第二十四条   凡由本校与其它单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交主办单位保存。
第二十五条   学校档案原则上由档案馆永久保管。在国家需要时,或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时,应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。
第二十六条   个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为已有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理,对向档案馆惠赠档案的个人,学校应予以奖励。
第二十七条    档案馆要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。 
第六章   档案管理 
第二十八条    档案馆要按照国家规定的档案分类方法对档案进行分类、编号和排列。
第二十九条    档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意,并造册报经校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第三十条    档案馆应指定专人负责进行下列统计工作:
对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计;
按照有关规定,向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第三十一条    档案库房的技术管理工作,应有专人负责,建立和健全有关规章制度。
第三十二条    档案馆应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。
第三十三条    档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。
第七章 档案的利用与开放
第三十四条    档案馆应设立专门的阅览室,并提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南及档案馆指南等。
第三十五条    对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,须经档案馆馆长同意,涉及未公开的问题必要时要经校领导审查批准。
第三十六条    档案馆所保存的档案,主要提供本校利用。如其他单位或个人需查阅时,应持介绍信,经档案馆同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经分管校领导批准。
第三十七条    档案馆必须编制必要的检索工具。
第四十条    档案馆应采取多种形式,如举办档案展览、陈列等,积极开展档案宣传工作。
第八章   考核、奖励与处罚
第四十一条    档案馆应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对工作优秀的专兼职档案人员和突出的服务、研究成果定期给予全校性表彰和奖励。
第四十二条    对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。
     附则
第四十三条   本办法由学校档案馆负责解释。
第四十四条  本办法自公布之日起施行。


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