〖外事处〗档案归档范围和保管期限   

序号   归 档 内 容   保管期限

一、综 合 （分类号 WS11）  

1       上级有关外事工作的通知、规定、管理办法等文件    长期  

2       本校有关外事工作给上级的请示、报告及上级批复    永久   

3       本校外事工作重要会议记录、规章制度        长期   

4       本校参加上级机关召开外事工作会议的发言材料      长期   

5       本校外事工作年度计划、总结及各类统计报表  永久  

6       本校重要外事活动大事记、简报等     永久  

7       重要电话记录及处理结果      长期   

8       部门工作职责、岗位责任制、机构沿革规定办法等文件材料   长期   

二、出 国 (境)（分类号 WS12）    

9       上级关于公派出国的规定      长期   

10      本校关于公派出国的实施细则、各类出国的规章制度  长期   

11      本校公派出国规划、年度计划、工作总结      永久  

12      各类公派出国人员名册、统计报表等材料      永久  

13      本校召开公派出国工作会议的记录、文件、发言交流材料     长期   

14      本校参加上级召开的出国留学工作会议的发言材料    长期   

15      考察访问、讲学、工作、合作研究、培训、援外等人员报批材料      长期     

16      各类公派出国人员个人总结材料       长期   

17      由本校单独组团或由校领导率团出访、考察、参加会议的报告与批件、代表团名单、出访计划、总结、照片等材料      永久  

18      本校人员在国外授勋、授职、进修、留学取得学位及研究成果论文、获奖等材料和声像材料     永久  

三、来 校 （分类号 WS13）  

19      上级关于聘请外籍专家、教授及国际交流方面政策性文件     长期   

20      本校关于外事接待工作的规章制度     长期   

21      邀请外国代表团、外宾来访的请示、报告及批件、来往函件、代表团名单、接待计划接待总结等材料、       长期   

22      聘请外籍名誉教授、客座教授的请示、报告、上级批件及授予证书仪式等形成的文字和声像等材料      永久  

23      邀请外籍专家的请示、报告、上级批件、重要来往函件、接待计划和讲学安排、专家名册及效益总结等材料     长期   

24      来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料  长期   

25      在我校举行的国际比赛、竞赛的有关材料      长期   

26      外国党政官员、各界人士来校参观访问的材料  长期   

27      我校外籍教师、专家、学者在校讲学的材料    永久  

28      本校与国外校际交流的协议、实施计划及人员交流名单等材料        永久    

四、国 际 合 作 与 会 议 （分类号 WS14） 

28      本校举办的国际学术会议请示、报告与批件、外国代表名单、活动计划、总结、照片（归声像类）等有关材料   长期   

29      中外合作项目的请示、报告、上级批件、合同、协议、重要来往函件、实施计划、总结、备忘纪要录等材料     永久  

30      本校重大外事活动的有关文字材料与照片等声像材料  永久