​       江西财经大学归档文件整理规定

 为适应档案管理现代化需要，规范我校归档文件整理方法，以减轻我校各部门文书立卷的归档工作量，提高工作效率，依据江西省档案局《归档文件整理规定》，结合我校实际，制定学校归档文件整理规定。

一、归档文件是指我校各部（处）、各直属单位、学院、后勤系统等部门和单位在公务活动中形成的办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件和电子文档材料。

二、归档的文件材料应收集齐全、完整，于次年6月底以前归档。上级来文和学校党委、行政文件由学校办公室立卷归档；党委和行政各职能部门的文件材料由各职能部门立卷归档。

三、立档单位负责收集归档的纸质文件材料时，应注意收集电子文档，最大限度地降低已生成的信息资源的流失，将电子文档的数据信息输入档案网络管理系统，以便将来提供检索利用服务。

四、归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，并按不同保管期限分别编制流水号。

五、档案工作人员通过档案网络管理系统监控和指导各单位兼职档案人员进行文件材料的整理和归档。

六、归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件：

（一）文件的正文与底稿、文件处理单合为一件；

（二）原件与复制件合为一件；

（三）转发文与被转发文合为一件；

（四）正文与附件合为一件；

（五）同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的各为一件；

（六）不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；

（七）报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。

（八）成套的会议材料应将会议通知、讲话等文件各作为一件；

（九）计算机及网络环境下形成的文件，无定稿、无重要修改手迹、无领导批示的，将正文与发文稿纸为一件；

七、档案材料按分类、排列、录入、装订、编号、编目、装盒、填写年度归档文件整理说明等步骤进行整理。兼职档案员负责档案材料的分类、排列和录入。

（一）分类。归档文件采用“年度—问题（机构）—保管期限”分类法。具体划分参见《江西财经大学立卷部门归档范围和保管期限规定》，归档文件的整理，按下列步骤进行分类：

1、分年度：将归档文件按其形成年度分开，不能将不同年度的文件材料合并一起整理；

2、分问题：将同一年度的归档文件按问题（机构）分开；

3、分保管期限：将同一年度、同一问题（机构）的归档文件按保管期限分开。

（二）排列。以件为单位排列一般正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；中文文本在前，外文文本在后；原文在前，译文在后；来文与复文：（1）同一年度、一般性事情的来文与复文作为一件（复文在前，来文在后），该件标题用复文标题；（2）学校向上级的重要请示，上级对我校重要事情的批复各自作为一件，为查阅调取文件方便，这二个相关文件实体应放在同一档案盒里。（3）不同年度的来文与复文，则分开各自作为一件。

在同一年限、同一问题内的档案排列方法是：

1、将归档文件依据分类结合事由按时间先后进行排列。

2、同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程度排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。

3、会议记录、统计报表、简报、刊物等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。

因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一年度、问题的所有文件的最后。该情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。

（三）录入。根据归档文件不同的排列秩序，在档案人员的指导下分别逐件录入档案网络管理系统。录入时一般按学校文件（部门文件）、上级来文、会议文件、领导讲话材料和其他文件材料等顺序进行录入。

（四）装订。文件整理归档时要去除文件材料的金属物，装订采用文件左上角穿针打结或钢钉装订，装订时应将左、上侧对齐。较厚的文件可采用"三孔一线"的装订方法。

1、永久和长期保存的文件材料必须拆除金属物改用线装；

2、成册的文件材料，（如会议记录、名册、报表等）可保持原貌；

3、列为短期保存的文件及已装订成册的刊物、书籍等不必拆开重新装订。

（五）编号。归档文件应依据分类、排列的秩序逐件编号，在文件首页上端的空白盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、分类号六项内容。

1、全宗号：可省略不写

2、年度：指对这一件文件的形成年度（如2005，2006）要求写全

3、保管期限：归档文件保管期限分永久、长期、短期。

4、馆编件号：件号就是文件的排列的秩序号。归档文件的件号按其排列秩序逐件编写在归档章的相应栏目内。

5、页数：指每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页，当归档文件上有页码时不需要重编。当归档文件上无页码时需要编写。每份文件从1开始流水编制，编写的位置正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。前面是文件处理单，后面有页码的，加一下则可。

(六)编目:归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制归档文件目录。

1、归档文件目录为A₄竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项（见图1）。

（1）件号：指文件的排列的顺序号，与归档章上的件号相同；

（2）文号：文号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动；

（3）责任者：即发文机关；

（4）题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“（）”以示区别。有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规则，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情况下，如将正件、附件作为一个整理单位（件），应在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。

（5）日期：即文件的形成日期（或生效日期）。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日，如2003年2月15日，标准格式为20030215；

（6）页数：以件为单位填写总页数；

（7）备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括密级、缺损、销毁等。

2、归档文件目录按年度装订成册并编制封面。封面设置全宗名称、年度等项目。归档文件目录要编制目录索引，置于目录前面，其内容包括，机构(问题)、保管期限、起止件号、所在页数等项(见图2)。
  3、档案网络管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的一次写光盘载体上备份。

（七）装盒：按归档文件目录中文件秩序排列装盒，并填写盒脊及备考项目。

1、全宗号  可省略不填。

2、年度  填写文件里所保存文件的年度与外面的要一致起来，禁止跨年度装盒，如果装不满，可选用不同厚薄度档案盒。

3、保管期限 盒脊上的保管期限要与盒内文件材料保管期限要一致。不同保管期限的文件材料装在同一盒内时，保管期限可暂不要填写

4、问题  填写党群类或行政类。

5、起止件号  填写第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接。

6、盒号  盒是文件材料的装具，是实体的具体存此。统计单位应以“件”为单位。盒号是按照档案盒上架排列后所编制的流水号，每年一断号。