​7、备考表 是对盒内文件情况的说明。在归档前或归档时对文件的完整、准确、系统或缺损情况的说明；文件存放一定时期后对第二次鉴定文件情况的说明。一般情况可以不填。填写整理人即可。

（八）填写年度归档文件整理说明（见图3）。归档文件整理完毕，应填写年度归档文件整理说明。主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同机构(或问题)与保管期限归档文件的数量，该年度归档文件缺损、修改，补充、移出、销毁等情况，并填写各类归档文件的整理人、检查人和日期。“年度归档文件整理说明”一式两份，填写完毕后分别放入年度归档文件目录后和全宗卷中。
    1、整理人 负责整理归档文件的人员姓名。
    2、检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
    3、日期  归档文件整理完毕的日期。

八、归档文件的移交。各单位兼职档案员在完成文件收集、整理、录入后,负责向档案馆移交档案并办理交接手续。移交档案时必须附经本单位领导签字的归档文件目录，归档文件目录一式二份，双方各执一份。移交档案时交接双方必须当面检查验收档案材料（含电子文档）是否完整、齐全；是否有归档目录；凡不符合归档要求者，应退回并限期改正补齐。

九、上架。档案馆负责对全校归档档案进行整理后科学排架。整理时，如遇档案材料涉及两个实体分类的内容，应在另一个卷内目录中注明相应类目的档号。排架后档案工作人员进行编辑案卷目录和检索工具。

十、对散存在各单位的历年档案材料参照此办法归档。