江西财经大学部门立卷管理办法

 根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《高等学校档案工作规范》的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成立卷工作，实行部门立卷制度。为了进一步做好我校部门立卷工作，特制定本办法。　

一、部门立卷工作是指各归档单位将上一年度在工作中形成的具有查找利用价值的档案材料（除学校的红头文件外），按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交给学校档案馆的工作。

二、各单位要根据学校印发的各类档案的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学校档案馆的具体指导下，由兼职档案员进行立卷工作。

三、兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置案卷类目，将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内，为年终档案人员指导调整定卷奠定基础。

四、案卷质量的要求
1、案卷质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。
2、卷内文件材料必须准确反映我校各项实践活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3、不同年度的文件材料不得一起立卷。
4、确定文件材料的保管价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：
　　（1）凡是在学校各项工作和活动中直接产生的，对学校、社会和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
　　（2）凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
　　（3）凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
5、卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。
6、原则上每卷不超过200页。当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。
7、卷内文件材料按顺序排好后，无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号。
8、卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。

9、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。   

10、要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制并与原件放在一起。
11、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。
12、立卷材料应是原件。

六、立卷的具体方法
　　（一）"三分三注意"立卷法
1、分年度，注意文件材料内容针对的时间;

2、分问题，注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料;分保管价值，注意立足本部门和维护问题的完整性。
3、"一事一卷法"
　　以一件事或一个问题为主线来组卷，凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件，均可单独组合一卷。
    （二）专题性、成套性档案立卷方法
　　专题性、成套性档案（教学、科研、基建、设备、出版档案）按班级、项目、工程等分别组卷。具体参阅《江西财经大学立卷部门归档范围和保管期限规定》。
　　（三）会计档案
　　会计档案立卷按学校《财会类档案管理细则》的有关规定执行。

七、立卷程序

案卷整理按分类、排列、录入、装订、编号、编目、装盒等程序进行。兼职档案员负责完成分类、排列、录入、装订、编号等工作。
　　（一）分类
　　各兼职档案人员要按照《部门归档范围和保管期限规定》列出相关的立卷类目，将平时积累的需要归档的文件材料进行分类立卷。
　　（二）排列（定卷）
　　对已完成立卷的单位，由学校档案馆负责进行审查，审查的主要内容如下：
1、材料是否收集齐全；
    2、分类是否准确；
3、卷内文件排列是否合理；
4、案卷题名结构是否完整，是否简要揭示卷内文件的主要内容。　　

对不符合要求的案卷，由兼职档案员负责进行补充收集和调整，并在档案人员的指导下完成定卷。
　　（三）录入、编号、装订

各兼职档案员对预审定卷后的案卷材料逐项录入档案网络管理系统，并打印卷内目录，统一填写案卷封面，进行装订，再入库保存。

（四）编目

档案馆对移交案卷材料进行验收，编制档号和案卷目录。

八、归档手续
　　移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

九、对散存在各单位的历年归档材料参照此办法归档。

十、各单位立卷归档材料每年6月前移交档案馆