江西财经大学档案收集整理操作规范 

一、档案收集

1、归档部门：我校机关各部（处）、各直属单位、学院、后勤系统等部门和单位。在公务活动中形成的办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件和电子文档材料。

2、各单位文件材料归档范围按照《江西财经大学各部门档案归档范围和保管期限表》执行（详见档案馆网站业务建设栏），各类档案类目划分参见《江西财经大学档案分类大纲》。

3、学校举办重大活动（如：如校党代会、职代会、校庆典礼、教改研讨会议、科研工作会议、重要学术会议、重要外事活动、国际学术交流、国际体育赛事等）。重要项目（如：国家级、省市级教学和科研课题项目和获奖项目、学校重要基建工程项目、重要设备安装项目、学校其他方面的各类重要建设项目等）形成的、具有保存价值的各类文件材料，要按活动、工作内容立专题卷收集归档。

4、注意事项：（1）把好文件的数量关

（2）把好文件材料的质量关

如：普发性材料、征求意见，未定稿的任免、奖惩的抄件等。重份文件，无查考利用价值文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿；未经会议讨论、校领导审阅、签发的文件材料；信封、一般来信、电话记录，互相抄送的材料，不应履行公文的行文、介绍信等不要归档；

 如：规章制度、重要会议、重大活动、重要业务文件、重要问题的请示与上级机关的批复、复函、批示，重要的报告、总结、各类年度统计报表、机构演变、人事任免、房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记、学生学籍材料、科研、基建工程等一定要归档。

二、档案整理（包括分类、组卷、排列、拟写案卷题名、编写页号、录入（案卷、文件）、打印（案卷、文件目录及封面）、装订、移交、装盒、上架等11步骤：

文件分类

注意事项：

 1、坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专（兼）职档案人员负责将积累的文件材料进行分类、整理。

2、归档文件采用“年度—问题（机构）—保管期限”分类法。具体划分参见《江西财经大学立卷部门归档范围和保管期限规定》，归档文件的整理，按下列步骤进行分类：

（1）分年度：将归档文件按其形成年度分开，不能将不同年度的文件材料合并一起整理；

（2）分问题：将同一年度的归档文件按问题（机构）分开；

（3）分保管期限：将同一年度、同一问题（机构）的归档文件按保管期限分开。

3、文件分类时参照《各部门档案的归档范围和保管期限表》的类目，把先后收集齐全的各类文件材料，按《学校档案分类大纲》一级、二级类目的先后顺序逐件分别归类。

4、按照各部门档案归档范围，剔除无需归档的文件材料，对照本部门的收发文登记本及本部门的实际工作，检查材料是否齐全、完整、系统，以确保文件材料的准确性和全面反映单位工作情况。

5、凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能做为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。

（二）组卷

文书档案组卷注意事项：

1.上级机关的文件前必须有文件处理单，内容必须填写完整，卷内文件的排列顺序为： 文件处理单——上级文件——本校材料；

2.学校发文除了有正文外，还必须有学校的发文稿纸，里面内容都必须填写：

若正文内容与原稿有重大修改，则原稿也必须归档；若正文与原稿均为计算机打印件，且内容完全一致，则原稿不必归档；文件排列顺序为： 正文——发文稿纸——原稿；

3.各部门向学校或上级机关请示做某事，必须有内部请示稿纸；所有内容都必须填写，卷内文件的排列顺序为： 批复——请示稿纸——请示正文及其他材料。

4.组卷基本原则：

（1）分清年度，将文件材料按其形成或针对的年度分开。

如：一般文件归入文件形成年度。

法规性的文件归入批准或公布年度。

时间针对性较强的年度计划、总结、报表、预决算等这类文件一般放到针对的年度。

跨年度或多年的计划、规划放在开始的年度；

跨年度或多年的总结放在最后的年度。

工作总结和工作计划不应该写在一起，如有遇到写在一起的，应视文件内容的主次和中心来定（如：1998年工作总结与1999年工作要点，文件的中心内容是总结，附带写了下一年工作要点，应放在1998年。如果是简要总结上一年度工作，主要是下一年度的工作计划，则应放在下一个年度）。

跨年度召开的会议 ，文件放在会议开幕的年度。

跨年度的请示与批复、来文与复文，一般归入批复的年度；当年只有请示，未作批复的可暂时放到当年暂不装订的卷内、待批复后再与请示件一并归入批复的年度里。

跨年度处理的案件材料，一般放到结案的一年立卷；经多年才处理完毕的案件，如果文件数量多，可分阶段归档；如果文件不多，也可归入处理完毕的年度。

某些具体工作，其过程跨越年度的，在这项工作中形成的文件，当年可以暂不立卷归档，待该项工作结束后放在工作办结的年度立卷归档。

转发或批转文件，一般归入批转的年度；如果转发的是上级的法规性文件，上级的原件可归入该件签署（或批转）的年度

跨三年以上的工作、运动、工程等形成的文件，可分年度立卷。

按学年处理的文件，归入专门年度。如学籍材料

科研、基建、设备项目分别归入鉴定、结项、竣工及引进年度

跨年度的非诉讼性案件材料归入结案年度；

重大活动的文件材料归入结束年度；

各类学生成绩归入专门年度；学位论文归入授予学位年度。

在学校里一些临时机构成立，存在时间不长，工作中形成的数量不多，其文件可以不分年度，放在进行工作活动的主要年度归档分清级别，注意上下级文件之间的联系。

（2）分期限：将文件按不同的保管期限分开。

（3）分问题：将文件按其内容所反映的问题分开，以问题为主进行立卷；

如：会议文件，按会议的届次组卷，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷；同一性质问题组成一卷或数卷；

非诉讼性案件材料，按立案问题或按人组卷，可以一案一卷，一案数卷；

统计、报表、名册等，按照名称组卷；

学校管理和业务活动形成的文件材料，按单一问题组卷；

工作计划、总结等文件材料，按部门责任人或活动项目组卷；

简报按名称或期号组卷；科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或一项数卷。

（4）在组卷时如针对某一具体问题的处理形成的文件联系很紧密，不能拆开来再按其它特征组卷；至于一般同类问题，同类作者或同类名称等文件，联系并不十分紧密，则可以酌情考虑分开组卷。

每一类内文件数量多少，在组卷时，掌握运用“多则分析，少则综合，重要的则分，不重要（次要）的则合”的方法对提高案卷的质量和工作效率是很有帮助的。

（5）组卷时，适当照顾文件材料的重要程度和保存价值。

有些文件根据保管期限表上有关条款的规定难以具体划定时，可以适当把保管期限放长些。

保持文件之间联系与照顾保管期限，文件数量发生一定矛盾时，不能只孤立地从单份文件出发划分很细，应当从有联系的一组文件来考虑，同时应将保持联系与照顾保管期限结合起来权衡，求得比较合理的解决。

虽然文件之间有联系，但因保存价值悬殊，又有相当数量、可以适当分别组卷。如果文件之间联系紧密分开以后，就不便于说明问题，不便利用的，它们的保管期限就应当统一看待。

（6）对于文件的数量与案卷的厚薄，只能作大体要求，不宜对每个卷要求过死。

科研档案组卷注意事项：

以科研处为例：（其他部门均见《部门档案归档范围》）

1、科研综合（KY11）

上级有关高校科研工作的条例、规定、重要批示等文件

上级关于报送科研规划的通知及我校相关材料（如科研规划）

上级关于下达我校科研统计工作的通知及我校科研统计表

上级关于申报科研成果奖励工作的通知、我校申报材料及获奖材料

上级关于某项科研活动工作的通知及我校情况汇报

本校有关科研工作的重要决定、规定、管理办法

本校有关科研工作的请示报告及有关批复

全校科研工作会议纪要、会议文件及声像材料

教育厅、省科委等召开的重要科技会议材料

关于建立科研机构的报告及批复、机构调整材料

本校科研成果汇编、科研成果获奖及统计年报

科研十强评审材料

科研简讯、年鉴

学校顾问、名誉校长、客座教授等材料

重大科研学术会议材料

全校科研工作统计年度报表

各类科研帐册及凭证