​8、每卷组卷一般不得超过200页。

（六）录入

各部门根据档案分类范围将档案分类、组卷、排列、打号、拟写案卷题名后，在档案人员的指导下分别将案卷、文件录入档案网络管理系统。

1、案卷录入内容

（1）一级目录:党群(DQ)、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、基建（JJ）……； 二级目录:党群（DQ11）、研究生（JX12）……;                      三级目录：单位全称。

（2）保管期限：按要求自行选择“永久”、“长期”或 “短期”

    以上两点具体参见学校档案馆网页中的档案归档范围及保管期限表

（3）实体分类号：年代号+分类号 如：2006-JX12

（4）正题名：输入完整卷名 如：XXX的通知

（5）页数：输入案卷总页数

（6）起止日期：按文件材料上的实际填写，用8位码表示一个时间         如：2006、04、06

（7）归档单位：部门名称（全称） 如：****学院、校办、党办

2、文件录入内容

1） 一级目录：党群(DQ)、教学（JX）、……； 二级目录:党群（DQ11）、研究生（JX12）……  三级目录：单位全称

（2） 保管期限：按要求自行选择“永久”、“长期”或 “短期”

（3） 正题名：输入完整卷名或文件名  如： ****的通知

（4） 页数：所填的是起止页数  如 ：1-6

（5） 时间：用10位代码表示一个时间 如：2003、11、30

（6） 归档单位：部门名称（全称）文件制发机关的文号或图号，没有文件编号的就不要上如：****学院

（7） 有文号、图号的填上文号或图号  如： 江财党字[2006]03号

（8）第一责任者（成文单位全称）指形成该文件的部门或对文件负责的署名者； 如： 校长办公室

（9）案卷/盒号及馆编件号由案卷号、文件流水号自动生成 如：1.0001。一个文件材料为一个号，有几个文件材料就会自动生成几个号；以卷内文件排列的先后顺序录入，附件不录入，正文与附件、批转（转发）与原件等均应作为一件录入；请示与批复、来文与复文、一般应作为两件计算，但有的在请示或来文上有直接批复，可作为一件计算。

注:正题名（案卷号、文件名）中如有表示时间的字词，一律使用阿拉伯数字表示（如：2005年3月4日） 如有括号、书名号、单双引号等标点符号，前后一定要一致。

（10）备注：如果文件是复印件或有特殊情况，必须写明；如空号、无底稿、无打印件等

（七）打印

打印案卷、文件目录及封面

 1、点击上端的“打印当前”或“打印所有”，界面出现“目录打印”窗口。

“打印当前”为打印当前页所显示的全部案卷或文件目录 。“打印所有”为打印表中的所有案卷或文件目录 。

(2)打印案卷移交清单目录：选择案卷移交目录（A4横向）；

(3)打印卷内文件目录：选择卷内目录（A4纵向）。

(4)打印备考表:选择备考表(A4)

 其余选项均不要改动。

 打印案卷封面注意事项：

1、封面上的内容必填项目有：部门、标题、页数、起止日期。
    2、页数：是指这一本档案的总页数
    3、起止日期：是指这一本档案中所有文件材料形成起止日期

3、点击左下角“打印预览”，预览后，即可打印（如果页面上出现“该页上的脚本造成运行速度减慢，是否取消脚本”时，点击 “否”）

4、页面设置：左、右、下8、上10、（横纵）、确定

5、打印

（八）装订

装订案卷注意事项：

    1.将大小不一的文件材料用裱糊、折叠的办法折成A4纸大小
    2.一定要去掉文件上的金属物（大头针、回形针等）
    3.采用三孔一线装订法，线头应在后面
    4.封面太宽可折边，折好后案卷应为21-22公分

（九）移交

 1、编制移交清单注意事项：

（1）移交清单必须按照规定格式用计算机编制和打印，用A4纸，一式两份

（2）移交总卷数：指整个部门的移交卷数，必须大写

（3）序号：一卷为一个序号，一个部门若有两张以上的移交清单的，序号必须连写

（4）起止日期：填写这一本案卷的起止日期

（5）案卷名称：填写这一本案卷的案卷标题

（6）移交人和部门领导必须用碳素墨水笔亲自签名

（7） 移交人和接收人共同对照移交清单，一一清点移交案卷数

（8）接收人在检查案卷质量完全合格后正式接收进馆，并在移交清单上签字

（十）装盒

归档案卷按顺秩排列装盒，并填写盒脊。（分类目、年度、起止卷号等）

（十一）上架

档案馆负责对装好盒的档案按大类的流水号排架。排架后档案工作人员进行编辑案卷目录和检索工具。

三、对散存在各单位的历年档案材料参照此办法归档。