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  为满足疫情防控条件下暑假期间相关单位和个人办理综合档案（主要指移交入馆保存的文书档案、教学档案等，不含学生个人档案）查询利用的有关业务需求，档案管理中心实行邮件远程预约办理档案利用服务，现将邮件预约档案服务的有关要求通知如下：

  一、申请查档服务的邮件要求

  1.邮件主题。学籍档案利用申请主题：毕业年份+专业+姓名+待办业务。其他类型（如文书、基建等）用档申请主题：学校部门名称+待办业务。

  2.邮件正文。学籍档案利用请简要填写需求，包括姓名、身份证号码、在校期间、专业和申请办理的事项，以及联系电话，同时必须填写附件中的“学籍档案利用登记表”。其他类型用档需求，请如实填写。

  3.查档申请人的身份证明材料。学籍档案利用，以附件形式提供身份证正面照片+毕业证书照片+学位证书照片，以及“学籍档案利用登记表”。其他类型档案利用，上传相关部门的审批书。

  4.档案管理中心提供档案服务的专用邮箱：dagzhk@jxufe.edu.cn。

  二、处理时效。暑假期间，档案管理中心每周会集中两次统一处理查档邮件，相关负责老师对符合条件的申请会及时制作相关电子或纸质证明材料。材料办结后工作人员在邮件中会进行简要回复，如有其他疑问可在邮件中提出。

  三、因假期实行值班制，建议有用档需求的校内师生先通过邮件预约用档事项，并在邮件中约定取件时间和取件地点。

  四、其他特别说明

  校外人员不提供进校审批和进校办理档案利用服务，一律通过邮件预约或者委托校内师生办理。如需办理纸质证明，可委托校内师生取件或者预留邮寄地址，档案管理中心将通过顺丰快递寄送到付邮件。　

  疫情期间，请到馆的师生务必做好疫情防范措施！

  感谢大家对我们工作的理解和支持！

   附件：学籍档案利用登记表.xlsx

               档案管理中心

2022年7月19日