|
一、不属于归档范围的文书材料
1．上级机关的文件材料
（1）任免、奖惩非本校工作人员的文件，普发供参阅、不需办理的文件材料；
（2）供工作参考原抄件；
（3）征求意见的未定稿的文件；
2．本校的文件材料
（1）重份文件；
（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件的定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
（4）从正式文件、电脑上摘录的供工作参阅的非证明材料；
（5）无特殊保存价值的信函，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；
（6）校内各单位互相抄送的文件材料，不应履行公文处理程序的文字材料、介绍信等；
（7）本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；
（8）为参考目的从各方面收集的文件材料。
3．同级单位和非属单位的文件材料。
（1）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
（2）非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
4、下级单位的文件材料。
（1）下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；
（2）越级抄送的一般的，不需要办理的文件材料；
（3）下级单位抄报备案的一般性文件材料。
二、不属归档范围的文件材料的处理办法
1．各立卷单位每年在文书立卷、归档时，应清理出不需要归档的文件材料，在未处理前，应加强保管，不要随意堆放，以免造成泄密。
2．对不需归档的文件材料，经单位领导审核，必要时报经校领导审核后，按规定加以销毁，其中密级较高的文件应按有关保密规定的程序处理；一般文书材料可以采用简便方法进行登记（在收发文簿上加盖“销毁”戳），即可销毁。
三、文书处理工作中应注意的事项
为了逐步实现档案管理的制度化、规范化、标准化和科学化，有利于档案材料的长期保管，更好地为学校的改革和各项工作服务，文书处理工作应注意如下事项：
各级领导和文秘工作人员，要关心支持文书处理工作，模范地遵守文书处理工作制度。
在签发和书写文稿时须用16开标准纸张（185×260mm）和毛笔或钢笔（碳素墨水）书写，不要用铅笔、圆珠笔、红墨水或其他彩色等易褪色、扩散的笔书写。
在批办文件和信件时，批示应写在“文件处理单”的批示栏内或处理单的右侧，不要写在左侧装订线内，如“文件处理单”不够批示，则另附纸张。
外出开会带回的文件资料，要先交文书人员办理收文登记后再批办，如急需批办的，可自行附上文件处理单，写上批办意见，然后再交文书人员补办收文登记手续。
批办。签发文件时的签名，要签名全名，不要只写一个姓；时间要具体写明年、月、日，不要单写月、日而无年代。
发文要用统一的拟稿纸，拟稿人姓名必须填写，经审核、签发、登记、编号后方可打印、盖章发出。
党政各部门召开的会议，须由专人做记录。
属于传阅的文件，由文书（秘书）人员组织传阅，文件传到后请及时阅看，阅后即退还文书（秘书）人员，不要在领导或部门之间直接传阅，以免丢失。
向上级的请示，上级用口头或电话答复的问题应做电话记录或在请示文件上加以注明。
各部门领导要督促文书（秘书）人员根据归档范围、案卷类目，将本单位的材
料收集齐全，做好文件材料的平时立卷归档工作，于每年6月份前将上年度的档案向档案馆移交。
文书处理工作人员及有关党、政领导调动工作时，应把承办、传阅和借阅的档案、文件资料等加以清理，并办好移交、归还手续。
|