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第一章 总则
第一条 为了加强外事档案的管理，根据国家有关法规，结合我校工作实际，制定本实施细则。
第二条 外事档案是学校档案的重要组成部分，它主要是指学校有关人员出国考察、讲学、合作研究、进修、出席国际学术会议、进行国际科技协作等活动以及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料，以及授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
第三条 凡我校外事活动中形成的具有保存和使用价值的文件材料，必须建立能反映本项活动全过程的档案材料，由档案馆集中统一管理。
第四条 外事活动中形成的外事档案，由外事处负责收集、整理、立卷归档工作，其他有关单位协助收集。
第二章 归档范围
第五条 归档范围。
具体归档范围详见《江西财经大学档案归档范围和保管期限》。
第三章 归档要求和办法
第六条 凡参加国际学术交流会和出国考察、访问、讲学带出的讲稿、论文材料，必须1式2份在出国前送外事处审查，如同意带出，其中一份送档案馆。回国后，在1个月内将讲稿、论文手稿、中外文印稿各一份和业务小结，国外授予的荣誉称号证书（复印件）、奖状（复印件）等材料，送档案馆存档，并填写《参加国际学术交流会议情况表》，由档案馆出具材料归档证明，无此证明，外事处可拒办下一次出国手续。
第七条 凡出国进修、留学，出国前必须到档案馆办理备案手续，回国后将在国外从事研究的重要原始记录、论文、手稿、论文的中外文打印稿各一份以及学位证书（复印件）等有关材料，送档案馆存档。由档案馆出具材料归档证明。无此证明，外事处可拒办经费报销的手续。
第八条 凡出国人员在国外获得的各种科技文献资料、书刊不必向档案馆归档，但须先送图书馆统一登记审查，然后根据内容和性质分别由系资料室负责提供使用。
第九条 凡邀请外籍（包括港澳）专家学者、学者来校讲学（包括长期、短期）的单位，在讲学结束后一个月内，接待单位必须将上级有关批文、讲授计划、教材、讲义总结报告、照片表格等材料、整理立卷后送档案馆存档。
第十条 凡承担与国外有关机构进行科研协作项目的系或部门，在项目研究结束时必须将各种项目协作区过程中形成的科技文件材料（包括协议书、研究计划和大纲、研究报告或论文等）整理立卷后送档案馆归档。
第十一条 凡归档的外事档案的原件（原稿），书写用纸必须优良；规格统一为A4，字迹工整，图样清晰，一律使用碳素墨水，禁用圆珠笔、铅笔和彩笔写，以利长期保存。
第十二条 外事档案以每一项活动为单位组卷，材料要反映本项活动的合部过程，该项活动结束后一个月内，由有关单位兼职档案员负责收集、组卷、编号、填写卷内目录和有关表格，经负责人审查，确认材料齐全后签字，并注明 保管期限和密级，然后送档案馆办理移交归档手续，归档时必须有填写移交清单一式二份，交接双方签字后，各执1份。
第四章 附件
第十三条 本细则自发文之日起执行。
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