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江西财经大学仪器设备类档案管理实施细则
 
[发布时间:2016-09-21 21:19:48] [访问量:]


第一章   总则
第一条   为了进一步加强对仪器设备档案的管理,根据国家教委制定的有关法规,结合我校实际,制定本实施细则。
第二条  仪器设备档案是学校档案的组成部分,为了更好地为教学、科研和生产服务,对精密、贵重仪器设备档案,必须做到集中统一管理,充分利用,不断完善。
第三条  购置的国产和进口仪器设备中,凡属国家科委统管和江西省统管以及单价在5000元以上的仪器设备,必须建立仪器设备档案,并由档案馆、各物资主管部门和使用单位分别管理。
第二章    归档范围
第四条  归档范围。
1.请购报告,上级机关批复文件材料。
2.合同、与厂商洽谈记录、备忘录。
3.商品检验证书、合格证、说明书、装箱单、附件、备件清单及全套随机技术文件材料。
4.验收报告、索赔资料、检修记录、故障记录、重大事故的调查分析处理意见,在使用、维修工作中产生的科技文件材料。
第三章   档案资料管理
第五条    仪器设备档案实行分级管理。
1.5万元以上的仪器设备档案,由各物资主管部门的兼职档案员负责收集、整理、立卷后、定期向档案馆移交。
2.2万-5万元仪器设备档案,由各使用部门的兼职档案员负责收集、整理,立卷后,定期向各物资主管部门移交。
3.5千-2万元的仪器设备档案,由各使用部门的兼职档案员负责收集、整理、立卷成册,由本部门自行管理。
4.使用部门要指定专人负责保管仪器设备的有关技术文件材料,积累、整理设备的安装、使用、维护和检修过程中形成的材料,按照管理权限,及时向有关单位移交。
5.档案馆负责做好接收、分类、编目、登记、保管、提供利用和编制检索工具等工作。
第六条    购置2万元以上的仪器设备到校后,由各物资主管部门及时通知使用单位及各物资源共享主管部门的兼职档案员一同开箱验收,验收后要详细填写仪器设备概况登记表1式3份,其中1份存档。
第七条    5万元以上的仪器设备档案内容中产品说明书和技术文件材料有双份文本的,由档案馆和使用部门各存1份。如果单份的,在开箱验收、移交使用保管单位后,由各物资主管部门负责复制主要技术文件,原件存档案馆,复制件随机使用,并由该部门的兼职档案员负责整理组卷,填写案卷目录,备考表和仪器设备档案登记表,经各物资主管部门领导审查,确认仪器设备技术文件材料齐全后签字。
第八条   已建立档案的仪器设备,经学校批准报废或调出学校时,应组织鉴定,同时确定档案资料销毁或随机调出。
第九条   仪器设备档案是否完整、准确、系统应列为实验室年终考评的重要条件之一,档案馆和各物质主管部门不定期进行抽查。凡建档制度不健全、无专人保管,档案质量差,经提出后不及时改进的,不能评为先进实验室和先进个人。
第十条   归档时间,在仪器设备安装、验收后,由使用部门按归档内容及时送交各物资主管部门,各物资主管部门定期向档案馆移交仪器设备档案。
 第十一条  管理仪器设备的档案人员调动工作时,应及时办好交接手续。
第四章    附件
第十二条   各单位可根据本实施细则制定本单位的管理办法。
第十三条   本实施细则自发文之日起执行。


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