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江西财经大学教学类档案管理实施细则
 
[发布时间:2016-09-21 21:21:14] [访问量:]


     第一章  总则

第一条   为充分发挥教学档案在教学管理、教学研究和质量评估中应有的作用,根据国家教委《关于加强高等学校档案工作的几点意见》,结合本校实际,制定本实施细则。
第二条   学校的教学档案是全校师生员工在教学活动和教学管理工作中形成具有有保存价值的文件材料、统计报表、论著、图表、声像等。它是历史的真实记录,是学校档案的主要组成部分,也是提高学校工作效率和教学质量的必备条件,必须由档案馆集中统一管理。
第三条   为了使我校的教学文件材料完整、准确、系统、安全、及时地归档保存,各有关单位应指定一位负责人分管教学档案的归档工作,并要指定兼职档案员(各系可由教学干事兼任)负责教学文件资料的收集、整理、立卷、归档,并纳入他们的工作职责范围,其工作业绩应作为考核、评奖、晋升的条件之一。
第二章  归档范围和要求
第四条 归档范围。
凡是本校在教学工作中形成的各类具有保存价值的文件材料,均应归档。具体范围详见《江西财经大学档案归档范围和保管期限》。
第五条  归档要求
1. 凡归档的文件材料均需完整、准确、系统、凭证性文件材料均需有责任者签名及责任单位盖章,禁用复印件代替。原始业务技术性材料必须注明时间、姓名、密级等。
2. 凡归档的文件材料原件(稿)力求做到书写材料优良,采用A4纸张,有碳素墨水或毛笔书写,字迹工整清晰,禁用铅笔、圆珠笔、彩笔、复写纸,以利长期保存。
3. 教学档案实行部门立卷制度,各单位兼职档案员、教学干事,应按期收集承办人员办理完毕的完整材料,检查和督促本部门教学文件材料的形成和积累,并进行科学的整理、组卷、认真填写好卷内目录、备考表和编号。
    第六条   归档时间。
1.教学文件材料,一般每学年归档一次,每年9―12月份收集上学年度的归档材料;出版的教材在出版后及时归档。
2.毕业班学生历年成绩表、学生学籍卡、各系各专业教学执行计划,在每届毕业生离校后收集、组卷、再向档案馆移交。 
第三章  管理和利用
第七条   教学档案由档案馆集中统一管理,个人不得保存和转让,对使用频繁的,使用部门可保存主文件材料的复印件。
第八条   档案馆在接收归档教学文件材料前,应会同各有关教学业务部门对案卷质量进行检查,验收后方能接收归档,凡不符合质量要求的案卷,拒绝接收并限期进行修整,待符合归档标准后,再接收归档。
第九条   档案馆对接收的教学档案,必须按其自然形成的规律,保持其有机的联系,加以科学系统的整理、分类、编目、登记、统计等要在的加工整理做到门类清晰,放置井然有序,便于查找和提供利用。同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放。
第十条   外单位调阅或索取有关教学档案材料时,应持有单位正式介绍信,并经有关教学业务部门的领导批准,方可提供,并按有关规定,收取一定费用。
第十一条  凡借阅教学档案者,必须遵守有关规定,妥善保管,保持案卷整洁,严禁涂改,不得转借,对需要复印、抄录的有关材料,应征得档案馆和有关教学管理部门领导同意。
第十二条     教学档案应积极为教育、教学改革、教学研究等提供利用和服务,档案馆应及时将教学档案的有关信息反馈到各有关部门。 
第四章   教学档案的保管期限和销毁
第十三条    教学档案的保管期限分为永久、长期、短期3种。
第十四条    各部门和任何个人都不得随意销毁教学档案,对没有保存价值和存查必要的教学文件材料,由部门保存3年后,经过鉴定和主管领导人批准,可定期销毁,销毁内容属秘密的教学文件材料,要登记造册,有专人监销。 
                    第五章    附则
第十五条    本实施细则自发文之日起执行。


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