校属各相关单位：

为确保圆满完成2023届毕业生档案材料的归档和转递工作，根据人事档案的相关管理规定及用人单位的有关要求，现将做好我校2023届毕业生档案材料的归档和转递工作相关事宜通知如下：

一、毕业生档案材料的收集与整理

1、归档材料规范。请相关单位在归档过程中确保下列规范：一是规范填写。归档材料特别是姓名、年龄等信息，做到所有表格前后一致；二是规范审核。所有表格中的领导签名、单位公章等，做到齐全完备；三是规范齐全。学生在校期间形成的《毕业生档案材料目录》中的材料应归尽归，切勿遗漏；四是规范打印。所有归档材料按照相关部门要求打印。五是规范整理。收集齐全的毕业生材料整理为每人一套，具体内容详见《毕业生档案材料目录》，并按附件目录排序。

2、归档材料核查。归档材料移交前，各学院和研究机构负责归档的老师要认真核查毕业生归档材料，确保整理好的每位毕业生档案材料中学生的姓名、学号与档案袋上一致，不得夹杂他人材料。

3、归档材料明细。负责归档的老师要认真核查毕业生归档材料，填写好《毕业生档案材料目录》，有相应材料的在“份数”栏用阿拉伯数字填写，没有相应材料在“份数”栏划”ד。并在《毕业生档案材料目录》表格下方签归档核实人员姓名。

4、装袋要求。归档材料严格按照《毕业生档案材料目录》顺序进行排序并放入个人档案袋中。档案袋请按班级人数提前与档案管理中心人事档案科联系领取。并在档案袋中央粘贴打印好的“学生姓名+学号+班级”，字体统一使用“一号黑体加粗”，具体见下面表格示例。在本校升学的同学，请注明“XX学院升XX学院研（二学位）”，其他特殊情况，可以备注，如果无特殊情况，不备注。本校升本校硕、博研究生请将调档函贴在档案袋正面。

示例：字体统一用“一号黑体加粗”

以上档案整理和归档工作均须在各培养单位完成。

二、毕业生档案的转递

1.毕业生档案寄送单位与地址

因毕业生档案转递关系学生切身利益，对毕业生以后升学就业都有非常大的影响，请各学院和全体毕业生务必高度重视，设专人负责，毕业生真实填报档案去向信息，确保档案及时准确转递到接收单位。

（1）毕业生需提前确认工作单位有无人事档案保管权限，并于6月20日前填写《毕业生档案去向信息登记表》，请各学院将填写无误的信息表打印纸质稿一份，在最后一页由负责就业的老师签字，并每页加盖单位公章，同时将电子稿发送到严老师OA邮箱：1200600184@jxufe.edu.cn。所填写的信息要做到：一是填写精确；二是升学的毕业生严格按调档函的要求填写；三是每个培养单位的毕业生总人数和名单以招生就业处提供的名单为准，表中已有的字段不能进行任何更改，排序请各培养单位按学生层次、专业和班级进行登记汇总。

（2）档案管理中心根据各培养单位提供的档案去向信息进行整理，打印EMS转递面单。

（3）根据人社部发〔2023〕26号通知精神，暂未就业的毕业生必须填写户籍地公共就业人才服务机构档案接收信息。

（4）全班所有同学都填写了档案去向信息，安排转递，如未填写，整班不安排转递。

2.毕业生档案材料的移交

学校档案管理中心拟于6月底进行集中归档和转递，具体时间另行通知。归档时，请相关单位负责归档的老师每班自带助手1-2名前往协助办理。

3、相关事项

（1）批量转递毕业生档案时，纸质版调档函不零散移交档案管理中心，整个学院转递全部完成后，由学院统一整理移交。纸质调档函上有需要裁剪部分信息，请各单位按要求提前裁剪好并粘贴到档案袋上。

（2）学校暂定6月底批量转递毕业生档案。如有应届毕业生错过学校的批量转递档案时间，需要零星转递的，等待档案管理中心另行通知。

（3）应届毕业生档案转递期间，原则上不办理往届毕业生档案的转递。

三、毕业生档案去向查询

档案批量转出后，大约在7月15日，开放毕业生档案去向信息查询。查询方法：毕业生登录“江财人”微信小程序，注册为校友（切记：一定要填写本人身份证号），点击下方的“服务”——“档案服务”——“档案去向查询”，即可查到档案转递的邮寄信息（EMS只提供一年内的信息查询），请各位毕业生尽快查询、追踪本人档案状态。同时应及时到本人就业单位或档案接收保管机构（如人才交流中心）查询、确认本人档案是否已经送达。

如有任何疑问或问题，请及时与档案管理中心人事档案科联系。电话：0791—83817592  

说明：所有的表格和毕业生名单请从OA中下载。

                                                        档案管理中心

                      2023年5月31日